Entre las reuniones, las videoconferencias, el papeleo y todo lo demás que se genera en un escritorio de trabajo, ¿quién tiene tiempo para mantener su oficina limpia y organizada? Aunque la tarea puede antojarse desalentadora, preservar un espacio de trabajo impoluto y donde no reine el caos, te ayudará a estar más centrado en tus labores y, además, a llevar los niveles de estrés a raya mientras estás desempeñando tus tareas. En Oficox, donde te contamos cómo prevenir los dolores de espalda en la oficina, volvemos a demostrar que nos preocupamos por el bienestar de nuestros lectores y clientes en sus entornos profesionales con 5 consejos prácticos que contribuirán sobremanera a organizarte de una manera eficiente en tu trabajo con un esfuerzo mínimo.
1. Designa un lugar para todo
Puede parece bastante básico pero es un paso crucial para organizar tu oficina y mantenerla organizada. Elige un lugar para ponerlo todo. Devuelve los artículos a su cajón designado tan pronto como hayas terminado de usarlos en lugar de dejar que el papeleo y los suministros de oficina se apilen en tu escritorio. Una buena práctica para ello, es mantener en tu mesa de trabajo sólo aquellos suministros de oficina que precises usar de manera regular. Los que no uses tan a menudo deben ser almacenados en otro sitio.
2. Almacena tus documentos
Al igual que los suministros de oficinas, el papeleo sólo debe permanecer en tu escritorio si es necesario para proyectos específicos que vayas a ejecutar ese mismo día. Seguir esta regla te ayudará a tener el control de tu espacio y también evitará que todos esos papeles se conviertan en un serio dolor de cabeza. Crea un sistema de almacenamiento que funcione para ti y para la cantidad de archivos físicos con los que estás trabajando, ya sea en forma de archivadores, organizadores de escritorio o estanterías.
3. Reduce el uso de papel tanto como sea posible
Disminuir la cantidad de papel que utilizas te ayudará a tener una zona de trabajo más organizada. Considera el hecho de usar programa informáticos como Microsoft One Note a modo de agenda en lugar de anotar tus ideas en Post-Its presentes por todas partes. También puedes comenzar a escribir notas de reuniones en tu portátil en vez de hacerlo en una agenda física. Cuantos menos papeles tengas flotando por tu superficie de trabajo, mejor.
4. Completa tus pequeñas tareas rápidamente
Si tienes tareas sencillas en tu espacio de trabajo que necesites acabar y archivar, ocúpate de ellas tan pronto como sea posible. Esto, además de ayudarte a organizar tu escritorio, contribuirá enormemente a no tener que estar pendiente de dichas tareas y que las mismas no se conviertan en una causa importante de preocupación.
5. Limpia tu bandeja de entrada
Asegúrate de este aspecto incluso más que de tu escritorio físico. Mantener demasiados correos viejos puede llegar a abrumar tu mente, además de ralentizar tu computadora. Responde a correos electrónicos urgentes lo más rápido que puedas; categoriza correos electrónicos importantes en subcarpetas con sus nombres apropiados; y elimina correos electrónicos que no sean necesarios.
Hasta aquí la primera parte de nuestros consejos prácticos para mantener una oficina ordenada para ayudarte así a ser más productivo en tu trabajo. Permanece atento porque el blog de Oficox vuelve pronto con una nueva actualización en la que te ofreceremos más tips para que la zona en la que desempeñas tus tareas diarias sea un ejemplo de orden y armonía.